Come archiviare un caso?

Il file personale del dipendente è un insieme di documenti,che contiene informazioni complete su una persona e sulle sue attività in un istituto scolastico, un'organizzazione o istituzione. Vale la pena notare che la legislazione non ha nulla a che fare con gli affari personali dei dipendenti di qualsiasi azienda, inoltre, la condotta di una questione personale non è affatto obbligatoria, e viene eseguita sotto il controllo del fondatore o del dipendente stesso. Un tale pacchetto di documenti consente di scoprire rapidamente sul dipendente le informazioni necessarie.

E ora parliamo di come organizzare correttamenteun file personale e quali documenti devono necessariamente farne parte. Nonostante il fatto che l'introduzione di un business personale non sia affatto obbligatoria, la maggior parte delle organizzazioni continua a prestare molta attenzione a questo e necessariamente a condurre gli affari personali dei propri dipendenti. Dopotutto, questo insieme di documenti contiene non solo semplici informazioni superficiali su una persona, ma anche i suoi successi sul posto di lavoro precedente, sull'iniziativa che viene mostrata. Anche molto spesso in una serie di documenti è possibile trovare le caratteristiche degli ex datori di lavoro, che in caso di un cambiamento di lavoro possono aiutare il lavoratore a trovare un nuovo posto più velocemente.

Composizione standard di file personali

Consideriamo in dettaglio come archiviare un caso e quali documenti dovrebbero essere inclusi in esso.

• Prima di tutto, come parte di un file personale, ci deve essere un foglio con un elenco di tutti gli altri documenti del caso. Puoi vedere l'esempio qui sotto.
  
• Anche nel set di documenti dovrebbe essere un questionario, beh, o almeno un foglio personale sul personale contabile.
  
• Non puoi fare a meno di un supplemento al foglio personale.
  
• Il riassunto è il documento principale, che parla degli ex posti di lavoro e dell'istruzione della persona.
• La composizione del fascicolo personale deve comprendere copie di documenti sull'istruzione e una copia del contratto di lavoro.
• Una copia dell'ordine, attestante l'ammissione al posto di lavoro.
• Il file personale dovrebbe includere diverse copie degli ordini, che parlano del trasferimento, se ce n'era uno.
• Inoltre, sono necessari documenti che confermino le eventuali modifiche ai dati personali.
• Nessuno dei file personali non può fare a meno di documenti di attestazione dai luoghi di istruzione.
• La composizione dei documenti deve necessariamente includere l'invio di traduzioni.
• Copie di ordini per incoraggiare i dipendenti e imporre sanzioni, se del caso.
• Caratteristiche dei precedenti luoghi di lavoro, che confermano la buona fede e l'attitudine al lavoro responsabile.

Ora sai come progettare correttamentecaso, e quali documenti dovrebbero essere inclusi in esso. Sopra non è l'intero elenco di documenti che possono includere la sua composizione. Inoltre, non dimenticare che la composizione dei documenti dipende dalla posizione in cui lavori e in quale unità. E anche il design dipende direttamente dall'organizzazione stessa, dalle sue dimensioni e da ciò che fa.

Considerando come emettere un file personale, è necessarioricorda che l'ordine in cui si trovano i tuoi documenti è anche importante. Prima di tutto, è necessario raccogliere documenti importanti per l'impiego e cucirli di conseguenza all'inizio. E alla fine, vengono allegate copie delle domande e degli ordini di licenziamento, oltre a documenti aggiuntivi.

È importante non solo il design correttoaffari personali, ma anche la sua conservazione. Di solito, come e dove verrà archiviato l'archivio dei documenti, ogni istituzione decide autonomamente, per questo non ci sono regole certe. Molto spesso, i file personali vengono inseriti in un vault, che si trova direttamente nei locali dell'istituzione o nell'archivio.

Se i rappresentanti dell'istituzione hanno preso una decisionemantenere i file da soli e non portarli in archivio, prima di tutto devono fare attenzione che le premesse per l'archiviazione siano adattate a questo scopo. Per fare ciò, il fondatore deve allocare una stanza separata e dotarla di apposite scaffalature o armadietti convenienti. Se una stanza luminosa è assegnata al magazzino del documento e i raggi del sole penetrano regolarmente, è necessario assicurarsi che gli affari personali non svaniscano, per questo è necessario iniziare fin dall'inizio, quando si scelgono armadi e scaffali, si dovrebbe dare la preferenza ai mobili che possono essere chiusi ermeticamente. È anche necessario prendere le misure necessarie per proteggere questa stanza, cioè: installare sulle finestre un reticolo forte e una semplice porta per sostituire il metallo.

È anche molto importante pensare alla procedura di archiviazioneaffari personali, questo è necessario per trovare facilmente i documenti necessari al momento giusto. Per fare ciò, è necessario sviluppare una nomenclatura speciale di casi o inventario. Di norma, si tratta di documenti speciali contenenti informazioni quali: il numero di unità di archiviazione, il numero di casi e il periodo di archiviazione.

Requisiti per la registrazione di un file personale

• Innanzitutto, i documenti di ciascun file personale devono essere intrecciati o archiviati ordinatamente nell'ordine appropriato nella cartella.
• I fogli del file personale devono essere infilati, numerati e sigillati alla fine dal sigillo.
• Un foglio di testimonianza deve essere compilato.
• In alcuni casi, i record interni di tutti i documenti vengono aggiunti anche ai file personali.
• Sulla copertina del file personale dovrebbero essere riportati i dettagli della società: il nome esatto della società, il titolo del caso, l'indice di registrazione del caso.

Inoltre, vale la pena notare che l'accesso ai casi personalinon avere tutto, ottenere le informazioni necessarie, fare copie di qualsiasi documento, senza ostacoli che il proprietario del file personale può direttamente, e il datore di lavoro a sua volta è tenuto a garantire la segretezza dei casi. E se improvvisamente qualche organizzazione, per qualche ragione necessitasse di informazioni sul dipendente, allora può essere fornita solo dopo una richiesta scritta, che deve essere accompagnata da una dichiarazione dell'ex dipendente che possiede questa questione personale.

Ora sai come organizzare una questione personaledipendente, quali documenti devono necessariamente essere inclusi nella sua composizione e in che modo è necessario memorizzarli. Inoltre, ora sai come conservare i file personali, dove e come ottenere copie dei documenti necessari dal file personale, se hai già cambiato lavoro.